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Règlement intérieur

L’Association des propriétaires et résidents du Lac Bernard (cantons de Masham et de Low)

Approbation du Règlement intérieur

Le Règlement no 1, ci-joint, intitulé « Règlement intérieur » constitue l’original du texte du Règlement intérieur de la corporation mentionnée ci-dessus, tel que discuté et approuvé par les administrateurs provisoires de la corporation à leur réunion du 9 janvier 1980 et par les membres de l’Exécutif de la Lake Bernard Cottagers Association, à sa réunion tenue à la même date.

Signé par :

Peter Porteous, Donald Jones, Paul Coderre, Liewellyn Stephens, David Muir, Ken Le Mesurier, S. Nelles

Non signé par :

Gilles Labelle, Judy Charbonneau, J. Pankhurst, G.W. Collins, Peter Van Veen, Paul Hempel (qui approuve par les présentes le Règlement intérieur no 1, bien qu’absent des réunions du 9 janvier 1980).


L’Association des propriétaires et résidents du Lac Bernard (cantons de Masham et de Low)

Règlement no 1

Règlement intérieur

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Administration centrale

Le bureau enregistré de la corporation est établi dans la Municipalité de La Pêche et à l’endroit, dans la Municipalité, que le Conseil d’administration déterminera.

2. Sceau

Le sceau, dont l’impression apparaît ici dans la marge, est adopté et reconnu comme étant le sceau de la corporation.

ADHÉSION

3. Catégories
La corporation se compose de deux catégories de membres : les membres actifs et les membres honoraires.

4. Membres actifs

Les signataires de la pétition pour incorporation et du protocole d’entente sont des membres actifs de la corporation. Toute autre personne peut devenir membre actif, sur demande et sur acceptation du Conseil d’administration, en se conformant à toute autre condition d’admission prévue par résolution du Conseil d’administration, sous réserve des dispositions du présent Règlement intérieur régissant la suspension, l’expulsion et le renvoi des membres.

5. Membres honoraires

Le Conseil d’administration peut, par résolution, désigner tout personne à titre de membre honoraire de la corporation à condition toutefois que le nombre total de membres honoraires nommés ne représente pas plus de dix pour cent (10 %) du nombre total de membres actifs en règle.

Les membres honoraires ne sont pas tenus de verser de cotisation, annuelle ou autre. Ils ont le droit d’assister aux réunions générales et spéciales des membres mais n’ont pas le droit de vote. Ils ne sont pas admissibles à devenir membres du Conseil d’administration ou directeurs de la corporation.

6. Cotisations

Les cotisations hebdomadaires, mensuelles ou autres, qui doivent être payées à la corporation par ses membres actifs, sont établies au rythme et sont payables au moment que détermine par résolution le Conseil d’administration.

7. Cartes de membres

Le Conseil d’administration peut délivrer des cartes de membre à tous les membres actifs en règle, aux conditions qu’il détermine. Pour être valides, ces cartes doivent porter la signature du secrétaire en fonction.

8. Suspension et radiation

Le Conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une durée qu’il déterminera, ou radier en permanence, tout membre actif qui n’a pas payé ses droits ou cotisations, ou qui enfreint un règlement de la corporation, ou dont la conduite ou les activités sont jugées par le Conseil d’administration préjudiciables à la corporation. La décision du Conseil d’administration à cette fin est finale et sans appel, et le Conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre la procédure qu’il détermine de temps en temps.

9. Démission

Tout membre, actif ou honoraire, peut, en tant que tel, démissionner en adressant un avis écrit  au secrétaire de la corporation. Pour être valide, une démission doit être acceptée par le Conseil d’administration et elle ne prendra effet qu’à la première réunion suivante des membres

RÉUNIONS DES MEMBRES

10. Réunion annuelle

La réunion générale annuelle des membres de la corporation se tient à la date et au lieu fixés chaque année par le Conseil d’administration, mais doit avoir lieu dans les trois derniers mois de l’année civile.

11. Réunions spéciales

Toutes les réunions générales spéciales des membres se tiennent au besoin à la date et au lieu fixés par le Conseil d’administration. Le président ou le Conseil d’administration est autorisé à convoquer toutes ces réunions. De plus, le secrétaire est tenu de convoquer une réunion générale spéciale des membres sur demande à cet effet, par écrit, signée par au moins dix pour cent (10 %) des membres actifs réguliers et ce dans les huit (8) jours suivant la réception de cette demande par écrit, laquelle doit préciser le but de cette réunion spéciale. Si le secrétaire omet de convoquer une réunion dans les délais requis, les membres qui ont signé le rapport écrit peuvent la convoquer eux-mêmes.

12. Avis de réunions

Toutes les réunions des membres sont convoquées par voie d’avis posté indiquant la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. En cas de réunion spéciale, l’avis mentionne précisément la question qui sera débattue.

L’avis de réunion de tous les membres doit être posté au moins deux (2) jours avant le commencement de la réunion, sauf en cas de question urgente; dans ce cas, le préavis doit être d’au moins cinq (5) jours. La présence d’un membre actif à toute réunion, sa dispense de convocation écrite ou son approbation par écrit du procès-verbal de cette réunion pallieront au manque d’avis concernant ce membre dans les circonstances.

13. Quorum

Cinq (5) membres actifs en règle, présents en personne, constituent un quorum suffisant pour toutes les réunions, générales ou spéciales, des membres. Aucun débat ne peut avoir lieu durant une réunion à moins que le quorum requis soit atteint à l’ouverture de la réunion.

14. Votes

À toutes les réunions des membres, seuls les membres actifs en règle ont le droit de vote, et chacun d’eux a droit à une seule voix. Un vote par procuration n’est valable que s’il est effectué par un membre de la proche famille qui réside dans la même maison que le membre en question.

À toutes les réunions, il y a un scrutin public. Les questions soumises au vote font l’objet d’une décision par la majorité des votes des membres actifs présents. En cas d’égalité des voix, le président a droit à un second vote ou a voix prépondérante.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

15. Nombre

Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration composé de quatorze (14) membres.

16. Éligibilité

Tout membre actif en règle est éligible à l’un des postes de membre du Conseil d’administration et peut occuper ce poste.

17. Mandat

Les membres du Conseil d’administration assument leurs fonctions dès qu’ils sont nommés ou élus, à moins que dans l’intervalle ils aient été démis de leurs fonctions conformément aux dispositions du présent Règlement intérieur.

18. Élections

Les membres du Conseil d’administration sont élus chaque année par les membres actifs, lors de leur assemblée générale annuelle. Tout membre dont le mandat est terminé peut être réélu.

Les vacances au Conseil d’administration, quelle qu’en soit la cause, peuvent être comblées au moyen d’une résolution des autres membres du Conseil d’administration, pour la durée non écoulée du mandat pour lequel le membre du Conseil d’administration qui occupait ce poste a été élu ou nommé.

19. Membre sortant du Conseil d’administration

Tout membre du Conseil d’administration qui remet au Conseil, par écrit, sa démission cesse d’en être membre dès le moment où sa démission est acceptée par résolution du Conseil.

20. Rémunération

Les membres du Conseil d’administration ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services.

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

21. Fréquence des réunions

Les membres du Conseil d’administration se réunissent aussi souvent qu’ils le jugent nécessaire.

22. Convocation de la réunion

Les réunions du Conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, à la demande du président ou à la demande écrite de la majorité des membres du Conseil. Le président peut déléguer les pouvoirs d’un membre à un autre ou à tout membre du Conseil.

23. Avis de convocation de réunion

Les avis de convocation de toute réunion du Conseil d’administration peuvent se faire oralement. L’avis doit être donné au moins vingt-quatre (24) heures avant la réunion. Cependant, en cas d’urgence, cet avis peut être donné avec deux (2) heures de préavis. La présence d’un membre du Conseil d’administration à une réunion du Conseil, sa renonciation écrite à l’avis de toute réunion ou son approbation écrite du procès-verbal de cette réunion compense l’absence d’avis relativement à ce membre dans les circonstances.

24. Quorum et vote

Cinq membres, en règle, du Conseil d’administration doivent être présents à chaque réunion pour constituer le quorum de la réunion. Toute question soumise doit faire l’objet d’une décision à la majorité des voix, chaque membre du Conseil d’administration, y compris le président, ayant droit à une seule voix.

AGENTS

25. Liste

Les agents de la corporation sont le président, le premier vice-président, le second vice-président, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier, auquel cas ces fonctions seront désignées fonctions de secrétaire-trésorier.

26. Élections

À sa première réunion suivant la réunion générale annuelle des membres et après, quand les circonstances le justifient, le Conseil d’administration élit les agents de la corporation. Ils sont élus parmi les membres du Conseil d’administration, sauf le secrétaire et le trésorier qui peuvent être ou non membres du Conseil.

27. Rémunération

Les agents de la corporation ne reçoivent, en tant que telle, aucune rémunération.

28. Délégation de pouvoirs

En cas d’absence ou d’incapacité d’un agent de la corporation, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Conseil d’administration, le Conseil peut déléguer les pouvoirs de cet agent à n’importe quel autre agent ou à tout membre du Conseil d’administration.

29. Président

Le président est le premier dirigeant de la corporation. Cet agent préside toutes les réunions du Conseil d’administration et des membres. Il surveille l’exécution des décisions du Conseil d’administration; il signe tous les documents qui nécessitent sa signature, remplit toutes les fonctions propres à la charge, et il accomplit toutes les autres fonctions qui peuvent lui être attribuées par le Conseil d’administration.

30. Vice-présidents

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le premier vice-président ou le second vice-président agira à sa place et exercera tous les pouvoirs ou fonctions propres à la charge de président.

31. Secrétaire

Le secrétaire assiste à toutes les réunions des membres et en prend le procès-verbal. Cet agent remplit toute autre fonction qui lui incombe en vertu du présent Règlement intérieur ou de toute instruction du Conseil d’administration. Il garde le sceau de la corporation, le registre des procès-verbaux des réunions et tout autre dossier de la corporation.

32. Trésorier

Le trésorier est responsable des fonds de la corporation et de leur conservation, ainsi que des livres comptables de la corporation. Il garde des relevés précis des actifs, des dettes, des reçus et décaissements de la corporation dans des livres prévus à cet effet. Il ou toute autre personne désignée par lui dépose les fonds de la corporation dans des institutions bancaires choisies par le Conseil d’administration.

33. Vacances

Si la charge de tout agent de la corporation devient vacante du fait de sa mort ou de sa démission, ou pour toute autre raison, le Conseil d’administration élit ou nomme, par résolution, une autre personne qualifiée afin de combler la vacance pour la partie non écoulée du mandat de la charge de l’agent ainsi remplacé.

COMITÉS

34. Le Conseil d’administration nomme les comités qu’il juge nécessaires et détermine la portée de leurs fonctions respectives, à condition qu’il soit seul à prendre des engagements financiers pour la corporation.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

35. Année financière

L’année financière de la corporation se termine le trentième (30e)jour de septembre de chaque année, ou à toute autre date fixée par le Conseil d’administration.

36. Livres et comptes

Le Conseil d’administration charge le trésorier de la corporation de garder sous son contrôle un ou plusieurs livres comptables dans lesquels figurant tous les fonds reçus ou décaissés par la corporation, tous les actifs de la corporation et toutes ses dettes ou obligations, ainsi que toutes les autres transactions de la corporation. Ce ou ces livres comptables demeurent ouverts en tout temps pour examen par le président ou par le Conseil d’administration.

37. Vérification

Les livres comptables et les états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année, le plus tôt possible après la fin de l’année financière, par un vérificateur choisi à cet effet à chaque réunion générale annuelle des membres.

38. Opérations bancaires

Tous les chèques, billets à ordre et autres instruments bancaires de la corporation doivent être signés par ceux qui sont désignés à cet effet de temps en temps par le Conseil d’administration.

39. Contrats

Les contrats et autres documents qui requièrent la signature de la corporation doivent être approuvés au préalable par le Conseil d’administration et, une fois approuvés, ils doivent être signés par le président ou par l’un des vice-présidents ainsi que par le secrétaire ou le trésorier.

40. Modifications

Le présent Règlement intérieur peut être modifié par résolution des membres, lors d’une réunion générale ordinaire ou spéciale, à condition que, avec l’avis de cette réunion, avis soit aussi donné de la ou des modifications proposées.

41. Dans le présent Règlement intérieur, le masculin est réputé inclure le féminin le cas échéant.
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